Ứng dụng phần mềm trong công việc quản lý đang dần trở nên phổ biến với các nhà kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vào những năm gần đây, thị trường kinh doanh đá quý, vàng bạc đang ngày càng phát triển. Đồng thời, các chủ tiệm vàng đang có xu hướng chuyển việc quản lý sang bằng phần mềm thay vì quản lý thủ công như trước. Hôm nay bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các thông tin chi tiết và những kinh nghiệm để lựa chọn phần mềm quản lý tiệm vàng trong bài viết này nhé!
Phần mềm quản lý tiệm vàng bạc – đá quý là gì?
Đây là ứng dụng được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của các chủ chửa hàng trong việc kinh doanh vàng bạc, kim cương cũng như hỗ trợ theo dõi giá vàng bạc trong, ngoài nước.
Groove Technology Software company cho biết nhờ vào những chức năng trong phần mềm, bạn có thể theo dõi chặt chẽ quy trình giao dịch cũng như kiểm soát được số lượng hàng hoá nhập vào, bán ra, tồn kho,..một cách chi tiết, chính xác nhất.
Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý cho tiệm vàng?
Bởi lẽ phần mềm quản lý tiệm vàng có nhiều tính năng vô cùng hữu ích và tiện lợi như: cho phép quản lý vàng bạc theo mã vạch, mã số, kiểm soát nguồn hàng xuất, nhập kho, hàng tồn trữ, theo dõi doanh thu theo ngày – tháng – năm, công nợ,… ở mọi lúc, mọi nơi.
Bên cạnh đó, một số phần mềm còn được tích hợp chức năng tạo phiếu đặt hàng, xuất hoá đơn, quản lý hoá đơn,… nhanh chóng và chuẩn xác, giúp nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả.
Lợi ích của phần mềm quản lý tiệm vàng bạc, đá quý
Tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể
Việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào việc quản lý kinh doanh đã giúp rút ngắn được nhiều thời gian hơn so với việc ghi chép sổ sách. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí kinh doanh như: Giảm lực lượng nhân sự, giảm thiểu tình trạng thất thoát chi phí, hàng hoá do quy trình quản lý chưa chặt chẽ.
Quản lý hiệu quả những nguồn lực
Phần mềm quản lý tiệm vàng bạc không những quản lý sản phẩm mà còn hỗ trợ cả quản lý nhân sự, công nợ, ngoài ra còn có thể chấm công cho nhân viên, tính lương hàng tháng. Nhờ vậy, chủ cửa hàng có thể dễ dàng nắm rõ được hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên.
Hơn nữa, một số tính năng bổ trợ thêm sẽ giúp bạn quản lý chi phí hiệu quả (kiểm soát tiền mặt, tài khoản ngân hàng, giao dịch chuyển khoản,…)
Có sự phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận
Phần mềm quản lý tiệm vàng còn giúp ích trong việc điều phối và hỗ trợ công tác giữa những bộ phận khác nhau nhằm mang lại hiệu quả công việc tốt nhất. Giả sử như giữa bộ phận nhân viên bán hàng trực tiếp và nhân viên chăm sóc khách hàng trên trang web, fanpage,…Hệ thống sẽ cài chế độ quản lý tập trung các nội quy về quy trình kinh doanh nhằm giảm tải chi phí và quản lý nguồn hàng.
Nâng cao khả năng quản lý
Việc ứng dụng phần mềm quản lý kinh doanh vàng bạc cũng giúp nâng cao khả năng quản lý cho chủ kinh doanh. Nhờ dễ dàng truy cập dữ liệu của hệ thống mọi lúc mọi nơi, chủ cửa hàng sẽ có thể đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời và nhanh chóng.
Xử lý lượng dữ liệu lớn
Bất cứ người chủ nào cũng mong muốn hoạt động kinh doanh sẽ phát triển, quy mô được mở rộng, đồng nghĩa với việc đơn hàng sẽ tăng lên nhiều lần. Mỗi kiểu dáng, loại mặt hàng sẽ có mã khác nhau, khi ấy việc kiểm soát, thống kê dữ liệu sẽ trở nên phức tạp hơn. Lúc này, phần mềm quản lý cửa hàng vàng bạc sẽ trở thành vị cứu tinh cho doanh nghiệp của bạn.
Nâng cao doanh thu
Khi sử dụng triệt để những chức năng của phần mềm quản lý, chắc chắn việc kinh doanh sẽ đạt hiệu quả tối đa, giúp tăng doanh thu nhanh chóng. Chăm sóc khách hàng thân thiết luôn là phương pháp rất hữu ích để nâng cao uy tín thương hiệu và giúp tăng doanh thu hiệu quả nhất. Ngoài ra, tính năng thông báo hàng hoá tồn kho đang vượt mức cho phép của phần mềm quản lý tiệm vàng sẽ giúp bạn lưu ý điều chỉnh kế hoạch kinh doanh của mình kịp lúc.
Lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý tiệm vàng bạc
Các chức năng cần có của phần mềm quản lý tiệm vàng
Quản lý những tài khoản đăng nhập vào hệ thống, trang bị tính năng lưu trữ. Thiết lập tính năng cho máy in và thông tin ghi trên phiếu in là những chức năng tối thiểu cần có của một phần mềm quản lý kinh doanh ngành vàng. Ngoài ra bạn cần thêm những tiêu chí dưới đây:
Danh mục hàng hóa
- Theo dõi, kiểm tra hàng tồn trữ, hàng ký gửi và nhận ký gửi (dựa theo từng loại vàng).
- Cho phép quản lý nhiều đơn vị tính cho một mặt hàng (ký, lượng).
- Có thể định giá dựa trên từng nhóm khách hàng khác nhau.
- Quy định về hàng hóa được và không được phép bán.
- Quản lý hóa đơn khi khách hàng muốn đổi lấy hàng mới hoặc muốn bán lại hàng.
Quản lý thu chi
- Lập phiếu thu, chi tiền.
- Quản lý tình hình đơn giá bán qua mã vạch.
- Theo dõi tồn quỹ bất cứ khi nào.
- Quản lý thu chi trên hình thức giao dịch bằng tiền mặt, quản lý thu chi theo công nợ.
- Kiểm soát chiết khấu vàng.
- Quản lý mua, bán vàng bạc, đá quý có thống kê.
Quản lý công nợ vàng bạc của khách hàng, đối tác
- Kê khai chi tiết công nợ rõ ràng giữa: khách hàng, nhà phân phối, ngân hàng, nhân viên giao dịch, chi tiết các hợp đồng mua bán, từng hoá đơn thu, chi.
- Quản lý dữ liệu về đối tác và khách hàng.
- Quản lý thông tin nợ quá hạn.
- Giới hạn công nợ.
- Quản lý các phiếu nhập, xuất chưa thanh toán.
- Tính công nợ theo loại tiền.
- Kiểm tra công nợ ngay trong quá trình nhập liệu.
- Quản lý cầm đồ vàng, bạc.
Thống kê lượng lưu trữ trong kho vàng bạc
- Kê khai những danh mục sản phẩm lưu trữ ( phân theo mẫu mã, từng loại vàng, bạc,…)
- Quản lý sản phẩm tồn kho.
- Theo dõi xuất, nhập kho.
- Định mức và gửi thông báo khi hàng hóa vượt mức có trong kho vàng.
Quản lý nhân viên
- Quản lý thông tin, hồ sơ cá nhân của nhân viên.
- Tính năng chấm công cho nhân viên.
- Theo dõi các giao dịch hàng hoá của nhân viên (trạng thái đơn hàng đã giao, chưa giao hay đang giao,…)
- Doanh số bán hàng cúa mỗi nhân viên, tiền hoa hồng, điểm thưởng.
Quản lý xưởng chế tác
- Quản lý vàng thẻ, vàng gói giao cho thợ.
- Tính toán tiền lương trả thợ.
- Chuyển số lượng vàng hư đem đi nấu.
- In ấn tem nhãn vàng, bạc cho các món trang sức.
Theo dõi giá vàng:
Liên tục cập nhật giá vàng, các tỷ giá ngoại tệ, cập nhật phần trăm lỗ khi đổi hạt, vàng trắng.
Báo cáo hoạt động kinh doanh của cửa hàng
- Thống kê quỹ tiền mặt, tiền gửi, dự đoán luồng tiền tệ.
- Báo cáo cụ thể giao dịch của từng hoá đơn (bán lẻ, nhập hàng, thu mua,…)
- Chi tiết về nhập, xuất, tồn dựa theo mã hàng.
- Các mặt hàng thay đổi giá.
- Tổng doanh thu bán hàng phân loại theo mặt hàng, nhóm hàng, nhà cung cấp,…
Kinh nghiệm lưa chọn đơn vị lập trình phần mềm quản lý tiệm vàng bạc
Đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm
Bạn nên chọn những đơn vị lập trình phần mềm quản lý tiệm vàng đã có nhiều dự án và kinh nghiệm, bởi họ thường sở hữu những lập trình viên có trình độ cao và kỹ năng chuyên môn tốt, đã thực hiện qua nhiều dự chuyên ngành này. Nhờ vậy, phần mềm của bạn sẽ được xây dựng hiệu quả và hợp lý hơn.
Quy trình chặt chẽ
Những công ty uy tín thường sẽ có quy trình làm việc chặt chẽ, luôn đảm bảo tiến độ nhanh chóng, đúng hạn và tuân thủ theo các quy định trên hợp đồng.
Tôn trọng ý kiến của khách hàng
Trong suốt quá trình hợp tác, doanh nghiệp phải thường xuyên trao đổi và ghi nhận những phản hồi, yêu cầu chỉnh sửa từ phía khách hàng, luôn mong muốn mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.
Nhân viên hỗ trợ nhiệt tình
Thái độ nhân viên thân thiện, tác phong làm việc chuyên nghiệp, được trang bị những kỹ năng cần thiết để tư vấn cho khách hàng một cách tận tâm, nhằm đem lại dịch vụ có chất lượng tốt nhất. Có hỗ trợ bảo trì và nâng cấp phần mềm quản lý tiệm vàng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị phát triển phần mềm riêng, hãy tham khảo công ty mona.software – Công ty lập trình phần mềm chuyên nghiệp. Công ty cung cấp đa dạng các phần mềm như quản lý tiệm vàng, phần mềm học tập online, phần mềm đào tạo nhân viên,…. đặc biệt có hỗ trợ custom phần mềm theo yêu cầu của khách hàng.
Kết luận
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về việc chọn lựa phần mềm quản lý tiệm vàng bạc, đá quý hiệu quả. Mong rằng bạn có thể áp dụng những kinh nghiệm này để chọn lựa một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý cho cơ sở kinh doanh của mình.